Circhubs

Modulaarinen työpaja – mikä se on ja mihin sitä käytetään?

Circhubs-hankkeen työpaketissa 3 kehitetään T&K&I-alustakonseptia Ekomon ja myöhemmin myös muiden hankkeessa mukana olevien kaupunkien kiertotalouskeskusten käyttöön. Ensimmäinen osa konseptointityöstä järjestettiin HSY:n henkilöstölle perinteisinä haastatteluina, joko kasvotusten tai puhelimitse. Seuraavassa vaiheessa Ekomo-toimijoiden haastattelut suoritettiin modulaarisena työpajana. Mitä tämä käytännössä tarkoitti ja minkälaisia tuloksia saatiin aikaan?

Modulaarisessa työpajassa aiheeseen liittyviä henkilöitä otetaan paikalle keskustelemaan asiasta vuorotellen Hotseat-tyyppisesti. Hotseat-ilmaisulla viitataan tilanteeseen, jossa yhteen keskustelijaan tai tässä tapauksessa keskustelijan edustamaan organisaatioon fokusoituu koko keskustelu ja keskustelun keskiössä olevat organisaatiot vaihtuvat aina tietyn aikavälin jälkeen. Jo käytyjen keskustelujen anti jätetään aina seuraaville keskustelijoille näkyviin. Näin kokonaisuus rakentuu kuin huomaamatta keskustelujen aikana.

Ensimmäiset keskustelut ovat varsin suoraviivaisia haastatteluja, jolloin on hyvä, jos osallistujat ovat valmistautuneet etukäteen esimerkiksi tutustumalla kysymyksiin. Näin konseptin sisältö täsmentyy eteenpäin jokaisen toimijan puheenvuorolla. Myöhemmin keskustelut muodostuvat pikemminkin aikaisempien tulosten validoinniksi seuraavien keskustelijoiden kanssa.

Etuna tässä menetelmässä on se, että erotuksena perinteiseen työpajaan kaikkien haastateltavien näkemykset tulevat kysyttyä ja kokonaisuus kehittyy jokaisella keskustelulla. Jokainen keskustelija saa lisäksi keskittyä oman toimintansa kannalta merkityksellisiin asioihin. Menetelmä ei myöskään vaadi osallistujilta yhtä pitkää sitoutumista kuin perinteinen työpaja, johon tyypillisesti menee useampi tunti. Verrattuna tavalliseen haastattelusarjaan saadaan lopputuloksena ehkä viilatumpi ja jalostuneempi kokonaisuus, kun haastateltavat pääsevät ottamaan kantaa myös muiden näkemyksiin. Myös esiin nostettuja hanke- ja kehitysideoita voidaan jatkojalostaa tällaisissa tilaisuuksissa.

Toisaalta vähemmän sanavalmiit persoonat saattavat ohjautua aiempien keskustelijoiden antamista, esillä olevista vastauksista runsaastikin. Voisikin olla parempi edes hetkisen ensin keskustella kaikkien kanssa ilman näkyvillä olevia muistiinpanoja ja haastattelun jälkeen avata aikaisempien keskustelujen tulokset nähtäväksi. HSY:n henkilökunnalle tehdyt haastattelut jätettiin esittelemättä Ekomo-toimijoille modulaarisessa työpajassa, jotta haastateltavien vastaukset eivät ohjautuisi liikaa HSY:n edustajien näkemyksistä.

Kysymykset modulaarista työpajaa varten oli lähetetty osallistujille etukäteen, mutta vain osa osallistujista oli valmistautunut tilaisuuteen kirjallisin muistiinpanoin. Lisäksi osallistujille lähetettyyn ennakkotehtävään saatiin vain vaatimattomasti vastauksia. Kuitenkin itse modulaarisen työpajan tulokset osoittautuivat varsin kattaviksi. Modulaariseen työpajaan osallistuneet tahot olivat hämmästyttävän yksimielisiä siitä, mitä Ekomon kehityssuunnilta toivotaan. Validointityöpajaan paria viikkoa myöhemmin osallistui HSY:n ja Ekomo-toimijoiden ohella muita sidosryhmiä, joita T&K&I-alustakonseptin kehittäminen voisi kiinnostaa ja koskea. Validointityöpajassa saatiin vielä edelleen täsmennyksiä modulaarisessa työpajassa esiin nousseisiin näkemyksiin.

Koimme, että modulaarinen työpaja soveltui varsin mainiosti TKI-alustakonseptin muodostamiseen. Muutkin monen tahon sitouttamista vaativat työt voisivat hyötyä tämän kaltaisesta työskentelystä. Tällaisia ovat muun muassa kiertotalouskeskuksen alueelle kehitettävät tai talon sisäisesti monen yksikön yhteiset kehittämistyöt.